¿Tu oficina es a prueba de desastres? Prepárate para las contingencias

¿Qué pensarías al saber que tendrás que pasar tus próximas vacaciones revisando montones de papeleo desorganizado?, ¿o que deberás trabajar los fines de semana para recuperar la información perdida de tu base de datos de clientes? En definitiva, si pudiéramos elegir, preferiríamos disfrutar y relajarnos con la tranquilidad de saber que nuestro negocio está preparado en caso de que ocurriera una emergencia que nos pusiera en jaque. Los accidentes suceden, grandes o pequeños e independientemente de la época del año.

Los terremotos de 2017 son ejemplo claro de cómo nuestro negocio puede llegar a su fin en un instante. Los tornados, los incendios y los terremotos no se preocupan por tu apretada agenda. Sin embargo, no solo los desastres naturales pueden causar una destrucción generalizada, ataques terroristas también pueden poner regiones enteras fuera del mapa, e incluso desastres más comunes, como incendios en el hogar y robos pueden ser devastadores si no has tomado medidas para hacer frente a esas circunstancias.

Independientemente del escenario, perder el acceso a tu oficina y tus archivos puede causarte un estrés emocional tremendo. Entonces, ¿qué puedes hacer para prevenir o minimizar las consecuencias? Aquí encontrarás algunos consejos que te permitirán hacer frente a esas difíciles circunstancias:

  • Ten efectivo a la mano

Los cajeros automáticos no funcionan si no hay energía eléctrica y los bancos locales pequeños a menudo congelan sus fondos electrónicos si no pueden acceder a su sistema. En cualquier caso, asegúrate de tener suficiente dinero en efectivo para cubrir los gastos inmediatos.

  • Ten un teléfono “retro”

Los teléfonos alámbricos no requieren electricidad para funcionar, por lo que continúan siendo útiles aún durante los cortes de energía (suponiendo que la compañía telefónica no se vea afectada por la interrupción). Además, al ser dispositivos fijos siempre sabrás en donde localizarlos.

  • Crea una copia de seguridad de tus archivos en línea

Guardar tu información en CD-ROM y almacenarlos en tu oficina es una práctica común, pero no será benéfica si tu oficina resulta severamente afectada. En lugar de eso, considera los servicios de respaldo online, en la nube donde tus datos son almacenados en un lugar del ciberespacio, pero tienes fácil acceso a ellos a través de Internet. Es cierto que en ocasiones las personas están comprensiblemente preocupadas por la seguridad de su información en internet, pero algunos servicios incluso cifran los datos agregando así un nivel adicional de seguridad. Recuerda, cuantos más datos e información vital tengas en línea, más fácil será recuperarte de una catástrofe.

  • Fotocopia los documentos difíciles de reemplazar

Fotocopia los documentos irremplazables y guárdalos en un lugar específico. Esto puede incluir materiales de marketing, notas específicas o documentos especiales del archivo del cliente. Otra alternativa es escanear los archivos y luego realizar una copia de seguridad utilizando un servicio de respaldo online.

  • Prepara todo en tu oficina

Si tienes una advertencia anticipada en caso de un huracán o inundación, levanta los archiveros del suelo y coloca bolsas de plástico sobre tu computadora, impresora y otros equipos electrónicos. Esto ayudará a prevenir el daño por el agua. También debes mover el equipo fuera del ambiente húmedo y sin aire acondicionado para evitar la corrosión.

  • Ahorra para lo inesperado

Por repetitivo que parezca, una de las mejores formas de prepararse para un desastre es ahorrar tanto como puedas. No solo los ahorros contribuirán a que acumules riquezas, sino que la disciplina del ahorro constante te permitirá contar con un colchón a corto plazo si es que se interrumpen las ganancias.

Incluso las personas más responsables pueden entrar en pánico cuando ocurren desastres inesperados, la buena noticia es que la preparación supera al pánico. Te recomendamos que te tomes el tiempo para anticiparte a posibles contingencias. Este proceso te ayudará a garantizar tu tranquilidad y la de tus colegas. 

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